Erhebung personenbezogener Daten und Veröffentlichung von Teilnehmern
1. Kontaktdaten Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a) DS-GVO ist Förderverein Leichtathletik-Triathlon LSV Ladenburg e.V. (nachfolgend „Verein“ genannt)
E-Mail: info@roemerman.de
Vorstand: Wiebke Ullrich, Rautenthaler Mühle 8, 68526 Ladenburg
2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Der Verein verarbeitet nur solche Daten von Teilnehmern, die zur Durchführung der Veranstaltung „Waldparklauf“ und für die Betreuung und Verwaltung und Durchführung des zwischen Teilnehmer oder und Verein durch die Anmeldung zustande kommenden rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses der Teilnehmer notwendig sind. Der Verein verarbeitet insbesondere folgende personenbezogene Daten:
• Zum Zwecke der Teilnehmerverwaltung werden der Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Nationalität, Verein, gemeldeter Wettkampf verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.
• Zum Zwecke der Verwaltung von Startgebühren wird die Bankverbindung verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.
• Zum Zwecke der Außendarstellung werden Fotos von Veranstaltungen, die auch einzelne Teilnehmer zeigen können, auf der Webseite leichtathletik.lsv-ladenburg.de / www.lsv1864.de / www.lsv-ladenburg.de oder von einem beauftragten Unternehmen für „Finisherfotos“ veröffentlicht. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit a) DS-GVO.
• Zum Zwecke der Eigenwerbung des Vereins wird Werbung/Veranstaltungsinformation an die E-Mail-Adresse der
Teilnehmer versendet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. f) DS-GVO.
Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen und Informationen über Nicht-Teilnehmer werden vom Verein grundsätzlich nur intern verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
3. Weitergabe der Daten
Der Verein gibt personenbezogene Daten weiter, sofern dies
• Für die Erfüllung der Vereinszwecke oder
• Durch die Zugehörigkeit des Vereins zu Dachverbänden notwendig ist (Weitergabe der Daten an Dachverbände, z.B. DLV)
• Für die Durchführung von Veranstaltungen des Vereins unabdingbar ist:
• Übermittlung bei der Anmeldung angegebener personenbezogenen Daten an Zeitnahmedienste bei Wettkämpfen – hierfür hat der Verein nach sorgfältiger Prüfung des Anbieters einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit der Zeitnahme-Firma BR-Timing www.br-timing.de geschlossen)
Auch hierbei werden personenbezogenen Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Unberechtigter geschützt.
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
• Personenbezogene Daten, sowie Bild- und Tonaufnahmen aller Art, die im Rahmen von Vereinsaktivitäten oder damit in Zusammenhang stehenden Veranstaltungen entstanden sind oder dem Verein zur Verfügung gestellt wurden, können zu Zwecken der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit an dritte Weitergegeben werden.
• Ebenso ist eine Veröffentlichung in Print- und Onlinemedien des Vereins oder von Vertragspartnern des Vereins möglich (z.B. Veröffentlichung von Ergebnislisten durch den Verein oder durch vom Verein beauftragte Partner wie z.B. oben genannte Zeitnahmedienste).
Teilnehmer an Veranstaltungen stimmen mit ihrer Anmeldung der Veröffentlichung
personenbezogener Daten zu den genannten Zwecken zu.
4. Speicherdauer
• Die für die die Startgeldverwaltung notwendigen Daten werden 8 Wochen nach der Veranstaltung gelöscht.
• Die IP-Adressen, die beim Besuch der Vereinswebseite gespeichert werden, werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht. Der Verein behält sich vor, einen Teilnehmer von der Veranstaltung wieder abzumelden und die Startgebühr gemäß für alle Teilnehmer gültiger Regelung der
Abmeldung zurück zu erstatten, sofern eine Teilnahme an der Wertung mangels Daten nicht mehr möglich ist.
• Wettkampfergebnisse werden grundsätzlich dauerhaft aufbewahrt, jedoch garantiert
der Verein keine bestimmte Aufbewahrungsdauer.
5. Veröffentlichung von Teilnehmerdaten
Der Vereinsvorstand weist hiermit darauf hin, dass ausreichende technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen wurden. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Teilnehmerdaten im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Daher nimmt der Teilnehmer die Risiken für eine
eventuelle Persönlichkeitsrechtsverletzung zur Kenntnis und ist sich bewusst, dass:
• Die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen,
• die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht garantiert ist.
Der Veranstaltungsteilnehmer trifft die Entscheidung zur Veröffentlichung seiner Daten im Internet freiwillig und kann seine Einwilligung gegenüber dem Vereinsvorstand jederzeit widerrufen.
6. Abmeldung von der Veranstaltung
Bei Abmeldung von der Veranstaltung werden Name, Adresse und Geburtsjahr des Teilnehmers aus der öffentlichen Teilnehmerliste gelöscht. Intern werden bei der An- und Abmeldung erfasste Daten zum Zwecke der Dokumentation und Nachweisbarkeit genauso lange gespeichert wie die Daten aller Teilnehmer. Personenbezogene Daten des abgemeldeten Teilnehmers, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab Beendigung der Veranstaltung durch den Verein aufbewahrt.
7. Minderjährige Teilnehmer
Mit der Zustimmung zur Anmeldung bzw. Teilnahme an der Veranstaltung durch die gesetzlichen Vertreter erkennen diese die Anwendung dieser Datenschutzerklärung für das minderjährige Mitglied an.
8. Webseite
Beim Besuch der Webseite werden aus technischen Gründen automatisiert Daten erfasst:
Ihre IP-Adresse, verwendeter Browser, verwendetes Betriebssystem, aufgerufene Seiten und Links, Referrer-URL, Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Diese Daten werden nicht mit weiteren personenbezogenen Daten in Verbindung gebracht und können keiner bestimmten Person zugeordnet werden. Unsere Webseite inklusive der zugehörigen Datenbank wird bei Google (Google Sites) gehostet. Google erfasst leider möglicherweise Daten, was nicht in unserem Einflussbereich liegt.
9. Betroffenenrechte
• Dem Veranstaltungsteilnehmer steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.
• Der Teilnehmer hat das Recht, seine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
• Dem Teilnehmer steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz- Aufsichtsbehörde zu.
• Der einzelne Teilnehmer kann jederzeit gegenüber dem Verein einer solchen Veröffentlichung im Einzelfall oder allgemein widersprechen.
• Der Verein informiert den Teilnehmer rechtzeitig über eine beabsichtigte Veröffentlichung/ Datenübermittlung in diesem Bereich die über Teilnehmer-/Ergebnislisten hinausgeht und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann.
• Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf den widersprechenden Teilnehmer weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Teilnehmers werden von der Homepage des Vereins entfernt. 10.Änderungen dieser Erklärung Bei Veränderung von Rahmenbedingungen oder mit Einführung weiterer technischer Mittel
werden wir auch diese Erklärung aktualisieren.
Anhang:
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten:
• Verwaltung von Zahlungen und Bankverbindungen: Dirk Ziegelmeier; Zweck: Prüfung von Zahlungseingängen, Rückerstattungen; Betroffene: Teilnehmer; Empfänger der Daten: keine; Löschfristen: s.o.
• Teilnehmerverwaltung: Dirk Ziegelmeier; Zweck: Erfassung der Teilnehmerdaten durch Online-Anmeldung; Betroffene: Teilnehmer; Empfänger der Daten: Zeitnahmedienst (s.o. für Kontakt), Löschfristen: s.o.